Beranda HOA: Mengapa rapat yang lebih singkat lebih baik

Posted on

Mungkin tidak mengejutkan para pembaca untuk mengetahui bahwa saya telah melihat rapat dewan yang tak terhitung banyaknya berjalan terlalu lama, melelahkan sukarelawan dan menurunkan kualitas musyawarah.

Pertimbangkan tip-tip ini agar rapat tetap berjalan dengan efisien.

Tetap fokus pada topik. Undang-undang Rapat Terbuka hanya mengizinkan dewan untuk membahas item agenda yang diposting, dan jalan memutar secara lisan membuang waktu lebih baik dihabiskan untuk hal-hal yang dijadwalkan. Setiap orang harus membantu ketua menjaga agar diskusi tetap dalam agenda. Kembali ke jalurnya, dan diskusikan agenda yang diumumkan yang akan dibahas dewan.

Gunakan kalender persetujuan. Item rutin dan non-kontroversial harus ada dalam kalender persetujuan. Semua item dipilih sebagai grup dan tanpa diskusi tetapi direktur mana pun yang ingin mendiskusikan item dapat menghapusnya dengan bertanya. Gunakan kalender persetujuan secara rutin, sisakan waktu untuk hal-hal yang perlu didiskusikan.

Rencanakan agenda Anda dan jangan terlalu ambisius. Jika agendanya terlalu padat, hindari rapat yang sangat panjang dengan menunda beberapa item untuk rapat dewan berikutnya. Beberapa item cukup penting sehingga pantas untuk rapat dewan khusus, tetapi mungkin mendapat sedikit perhatian jika agendanya terlalu penuh.

Rujuk topik utama kepada komite, manajer, atau konsultan, yang kemudian akan membuat rekomendasi tertulis yang terperinci. Ini dapat membantu mengarahkan papan dan membuat pertimbangannya lebih efektif.

Jangan mencegah perbedaan pendapat. Dalam dewan beranggotakan lima orang, suara 3-2 sama mengikatnya dengan 5-0. Suara “Tidak” tidak buruk atau tidak setia. Mendesak pada kebulatan suara memberi terlalu banyak tekanan pada direktur untuk setuju, dan memperpanjang diskusi saat dewan mencoba mencapai konsensus dalam segala hal.

Panggil untuk pertanyaan. Dewan sering membahas masalah secara berlebihan – bahkan yang disetujui semua orang. Saat ketua melihat bahwa dewan jelas menuju ke arah tertentu, sekarang saatnya untuk bergerak menuju pemungutan suara.

Dipersiapkan. Mudah-mudahan, pengurus Anda menerima paket agenda beberapa hari sebelum rapat pengurus. Jika semua orang membaca paket mereka sebelumnya, papan yang disiapkan itu akan lebih efisien.

Tunda item yang tidak lengkap. Jika subjek belum siap untuk presentasi, tunda hingga rapat ketika informasi yang cukup tersedia. Kadang-kadang direktur mencoba menyempurnakan dan merekonstruksi suatu item ketika lebih banyak informasi diperlukan. Pertimbangkan untuk menunda barang-barang tersebut sampai benar-benar siap untuk dipertimbangkan.

Hindari rapat dewan bergaya “balai kota”. Rapat dewan sering kali terlalu diperpanjang karena audiens berpartisipasi dalam diskusi, meskipun mereka tidak bertanggung jawab secara hukum atas keputusan dewan dan kekurangan informasi yang disediakan dewan. Izinkan pemilik untuk berbicara tanpa gangguan selama forum terbuka dan kemudian bersikeras agar mereka tidak mengganggu setelahnya.

Miliki batas waktu yang wajar tentang komentar forum terbuka. Tiga menit sangat umum, dan jika banyak yang ingin berbicara, kurangi menjadi dua menit untuk memberi kesempatan kepada semua orang.

Jangan mengelola bersama atau melakukan kerja komite. Dewan sering kali terperosok dalam rincian tugas manajer atau dalam merekonstruksi rekomendasi komite. Jika papan macet pada item komite, kembalikan ke komite untuk pekerjaan lebih lanjut. Mengenai manajer, tetapkan instruksi keseluruhan mereka dan biarkan mereka melaksanakannya. Pengelolaan mikro menghabiskan banyak waktu papan.

Terapkan aturan rapat. Aturan semacam itu harus menetapkan standar perilaku, yang menunjukkan indikasi positif kepada anggota bahwa asosiasi menempatkan nilai tinggi pada pertemuan yang terorganisir dan adil.

Upayakan pertemuan yang efisien dan pulang lebih cepat.

Kelly G. Richardson, Esq. adalah Anggota dari Kolese Pengacara Asosiasi Komunitas dan Mitra Richardson Ober DeNichilo LLP, sebuah firma hukum California yang terkenal dengan nasihat asosiasi komunitas. Kirimkan pertanyaan ke [email protected]

Gravatar Image

Author:

Keluaran Toto KL Hari Ini : totokl hari ini